.-LA DOCUMENTACION DEL PROYECTO
El concepto de documento: Como en tantas otras ocasiones el Diccionario de la Real Academia proporciona abundante información para poder establecer el concepto de documento. En él figuran las siguientes acepciones:
1. Instrucción, que se da a uno en cualquier materia y particularmente aviso y consejo para apartarle de obrar mal.
2. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algùn hecho, principalmente de los históricos.
3. Cualquier otra cosa que sirva para ilustrar o comprobar algo.
4. Documento privado: El que autoriza por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.
5. Documento pùblico: El que autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha.
Las palabras que permiten una mejor identificación del concepto "documento", son:
- Una instrucción
- Aviso y consejo
- Sirve para ilustrar
- Sirve para comprobar
- Prueba contra quien lo escribe
- Acredita hechos y su fecha y en consecuencia pueden deducirse distintos usos y servicios para los documentos.
Pueden servir para:
- ordenar
- informar
- avisar
- aconsejar
- ilustrar
- comprobar y también como prueba y acreditativo.
En cualquier caso todo documento es un sustitutivo de la expresión oral, frecuentemente más frío e impersonal, pero también más eficaz. Habitualmente al escribir se utiliza un lenguaje mucho más preciso que al hablar, lenguaje más pulido cuya construcción significa tiempo y, en consecuencia, dinero.
Los documentos suelen ser medios y no fines en sí mismos; y como a la vez son costosos y tienen una vida limitada, un periodo de tiempo durante el cual son eficaces o pueden serlo, puede decirse que los hechos a destiempo son inùtiles; es como si no hubiese existido, no sirven para nada.
Un documento debe ser eficaz para el fin preseguido y por lo tanto oportuno, es decir, hecho a tiempo. También debe ser claro y conciso, siempre de acuerdo con el fin que se persiga.
Un aspecto importante en la emisión de documentos es el temor al riesgo, el deseo de cubrirse por parte de sus autores. Documentos largos, confusos, que nacen muertos porque los riesgos que pretenden cubrir o no existen, o de existir realmente no pueden eliminarse por muchos y abultados informes que se emitan.
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