4.- TAREAS EN LA FASE DE GESTIÓN

Las principales tareas que se abordan en la fase de gestión se pueden resumir en:

1) Control de calidad, de forma que se cumplan los estándares pactados en el proyecto.

2) Dirección técnica, es decir, supervisión de todas las tareas relacionadas con el desarrollo del proyecto, de forma que se asegure su correcta ejecución.

3) Control de seguridad, inspecciones periódicas de la seguridad del proceso de trabajo, elaboración de programas de formación, etc.

4) Control de los recursos, revisión continua de los recursos empleados y tiempos y comparación con los planes previstos inicialmente.

5) Preparación de informes de evolución, de forma que quede constancia escrita y detallada de los procesos y posibles modificaciones sobre los planes previstos en el proyecto.

3.- PLANIFICACIÓN.

3.- Planificación.
El éxito de todo proyecto depende en gran medida de una cuidada planificación previa a la inicialización, durante su realización y desarrollo, así como a la finalización y entrega de resultados. Se trata por tanto de un proceso que no puede definirse como una etapa temporalmente determinada en la vida del proyecto, puesto que esta presente en todas y cada una de las etapas del mismo. Durante todo proyecto es necesario gestionar los recursos, estimar los costes de las tareas, controlar los procesos… es decir planificar las actuaciones dentro del mismo.

Estas etapas son:
1) Borrador: Boceto, esqueleto de la propuesta.
2) Estudios Preliminares: Planteamiento de alternativas en términos de ordenes
de magnitud, viabilidad de las soluciones…
3) Anteproyecto: Primer diseño básico y selección de solución.
4) Documento Final: Propuesta final, incluyendo el diseño detallado y completo
de la solución escogida.

1.- ¿Qué es un proyecto?.

1.- ¿Qué es un proyecto?.

Tomando en consideración todas las posibles concepciones, tomaremos como definición de proyecto: Conjunto de tareas interdependientes orientadas a un fin específico, con una duración predeterminada, una planificación estructurada y una ejecución coordinada y sistematizada.

2.- LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO

.-LA DOCUMENTACION DEL PROYECTO

El concepto de documento: Como en tantas otras ocasiones el Diccionario de la Real Academia proporciona abundante información para poder establecer el concepto de documento. En él figuran las siguientes acepciones:
  

1. Instrucción, que se da a uno en cualquier materia y particularmente aviso y consejo para apartarle de obrar mal.  

2. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algùn hecho, principalmente de los históricos.  

3. Cualquier otra cosa que sirva para ilustrar o comprobar algo. 

4. Documento privado: El que autoriza por las partes interesadas, pero no por funcionario competente, prueba contra quien lo escribe o sus herederos.  

5. Documento pùblico: El que autorizado por funcionario para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha.
  

Las palabras que permiten una mejor identificación del concepto "documento", son: 

  - Una instrucción 

  - Aviso y consejo 

  - Sirve para ilustrar  

  - Sirve para comprobar 

  - Prueba contra quien lo escribe 

 - Acredita hechos y su fecha y en consecuencia pueden deducirse distintos   usos y servicios para los documentos. 

Pueden servir para: 

  - ordenar  

  - informar 

  - avisar 

  - aconsejar 

  - ilustrar 

  - comprobar y también como prueba y acreditativo.

En cualquier caso todo documento es un sustitutivo de la expresión oral, frecuentemente más frío e impersonal, pero también más eficaz. Habitualmente al escribir se utiliza un lenguaje mucho más preciso que al hablar, lenguaje más pulido cuya construcción significa tiempo y, en consecuencia, dinero.
  

Los documentos suelen ser medios y no fines en sí mismos; y como a la vez son costosos y tienen una vida limitada, un periodo de tiempo durante el cual son eficaces o pueden serlo, puede decirse que los hechos a destiempo son inùtiles; es como si no hubiese existido, no sirven para nada.
  

Un documento debe ser eficaz para el fin preseguido y por lo tanto oportuno, es decir, hecho a tiempo. También debe ser claro y conciso, siempre de acuerdo con el fin que se persiga. 

Un aspecto importante en la emisión de documentos es el temor al riesgo, el deseo de cubrirse por parte de sus autores. Documentos largos, confusos, que nacen muertos porque los riesgos que pretenden cubrir o no existen, o de existir realmente no pueden eliminarse por muchos y abultados informes que se emitan.

1.1.- Puntos claves de un Proyecto.

1.1.- Puntos claves de un Proyecto.

En la gestión del proyecto las claves relacionadas son:

• Tiene un conjunto único de objetivos y al lograrlo se consuma el proyecto.
• Duración limitada y bien definida.
• Es imprescindible un jefe/responsable/líder de proyecto.
• Cuenta con medios asignados y limitados, es decir, tiene asignado un presupuesto para su desarrollo.
• Integra esfuerzos de todos los sectores de la empresa afectados por él.

1.4.- Búsqueda de la solución.

1.4.- Búsqueda de la solución.

Los problemas, generalmente no tienen una solución única. La esencia de la resolución de problemas reside en el diseño. Con frecuencia, el objetivo es seleccionar la mejor solución de entre diversas alternativas. Las fases que pueden comprender el diseño son las siguientes:

1. Identificación del problema.
2. Recopilación de información necesaria.
3. Búsqueda de posibles soluciones.
4. Desarrollo de diseños previos (modelos).
5. Evaluación y elección de la solución óptima.
6. Preparación de informes, planes y especificaciones.
7. Implementación del diseño.

El cliente que compra un producto, del tipo que sea, busca en él unos valores y unos resultados que den satisfacción a sus necesidades. Es el cliente es quien decide la finalidad del producto y establece con ello el marco en el cual el producto va a ser juzgado. Bajo esta perspectiva, el producto es una herramienta que permite, o debe permitir a su comprador, alcanzar esa finalidad previamente elegida. En estos términos debe entenderse que el cliente paga por la satisfacción que genera el producto y no por el «producto» en sí, que queda relegado a ser un vehículo de esa satisfacción.

 

1.2.- Características de los Proyectos.

1.3.- Características de los Proyectos

DISCONTINUIDAD: el proyecto es discontinuo porque una vez ejecutado no se repite de manera continuada.

Un proyecto tiene un comienzo y un final determinado, y se trata de un conjunto de actividades secuenciadas que se ejecuta una vez de forma excepcional y no de manera repetitiva; es decir, estas actividades que se han realizado en este proyecto van relacionadas con un/os objetivo/s concreto/s para generar un servicio, un prototipo, etc.

Si el resultado es bueno y se convierten en actividades destinadas a que ese servicio o prototipo se transforme en un producto concreto, ya no estaremos hablando de proyecto sino de un proceso de producción cíclico. Por ello, el proyecto es discontinuo porque una vez ejecutado no se repite de manera continuada.

IRREVERSIBILIDAD: a lo largo de la vida del proyecto es necesario tomar muchas decisiones para poder progresar y avanzar. Estas decisiones son generalmente irreversibles o con un grado de irreversibilidad mayor que en una producción rutinaria. En algunos casos es necesario dar marcha atrás a la decisión y esto acarrea importantes perjuicios económicos o retraso en el plazo de ejecución.

ENTIDAD, TAMAÑO Y ALCANCE: un proyecto es algo importante para la entidad bien porque requiere inversiones cuantiosas y/o bien porque está encaminado a producir un resultado de gran entidad y consecuencias trascendentes para la empresa o para el conjunto de la sociedad.

MEDIOS IMPORTANTES, VARIADOS Y CAMBIANTES: los proyectos precisan a lo largo de su ejecución de personas y recursos materiales muy variados y que además participan en el mismo con distinto grado de implicación en cada actividad o fase. Es importante la gestión de estos medios para optimizar su aportación y también los costes asociados. En la gestión de los proyectos este es uno de los puntos de mayor complejidad.

DINAMISMO Y EVOLUCIÓN: a diferencia de los trabajos continuos, que pueden llegar a ser más estables o rutinarios, el proyecto está en constante movimiento y crecimiento y ello requiere un gran dinamismo y agilidad por parte de cuantos participan en él.

En el proyecto se suceden hechos imprevistos, se incorporan nuevos recursos o se retiran los que ya hayan cumplido su tarea, se terminan fases, se comienzan nuevas, etc. En definitiva, se vive una situación de inestabilidad permanente, con frecuentes cambios y con momentos en que se requiere un ritmo de actividad casi frenético.

INFLUENCIAS EXTERNAS: es frecuente, sobre todo en proyectos de gran envergadura, que estén sometidos a influencias externas ejercidas por el entorno social, político o económico. Estas presiones pueden afectar al resultado del proyecto aunque técnicamente y en su gestión éste haya sido totalmente correcto.

RIESGO: casi todo proyecto implica riesgos importantes que es necesario analizar para prevenirlos y estar preparados para tomar medidas que permitan minimizar el impacto. A veces se piensa solo en los riesgos derivados de las dificultades técnicas pero hay que tener en cuenta otros factores de riesgo: pérdidas económicas producidas por retrasos, averías, daño a la imagen de la empresa, consecuencias sociales, pérdida de clientes, etc.

1.3.- Objetivos del Proyecto.

1.2.- Objetivos del Proyecto.

Qué objetivos persigue su realización, es necesario plantear para qué sirve un proyecto o por qué llevarlo a cabo; se puede decir que un proyecto responde básicamente a cuatro objetivos:
 

a) Conseguir un resultado final.
El primer objetivo es el resultado final del proyecto, es decir, la obra que se quiere realizar, el objeto que se quiere producir o el servicio que se quiere prestar; y supone el origen y justificación del mismo, por lo que se puede considerar el objetivo más importante y significativo. Pero conseguir el objetivo técnico no es suficiente por sí solo, sino que además se deberá tener en cuenta los objetivos que se reflejan a continuación de este, el plazo de realización y el coste del proyecto, buscando siempre un equilibrio entre los tres elementos.

b) Buscar un coste económico equilibrado.
A la hora de planificar y ejecutar un proyecto, siempre se deberá tener en cuenta qué recursos económicos van a ser necesarios, de forma que se busque su eficacia y eficiencia. Se trataría de lograr los objetivos establecidos, equilibrando esa consecución de objetivos con una rentabilidad económica y, en su caso, social del proyecto. En el caso de proyectos externos, el objetivo de coste suele estar definido y tiene una importancia grande. Normalmente existe un contrato o convenio, y el proveedor deberá respetarlo o tendrá dificultades para revisar al alza el presupuesto. En proyectos internos es frecuente que el objetivo de coste no figure de forma explícita, aunque es conveniente que sí lo haga.

c) Cumplir un plazo establecido.
Como se apuntaba en alguna de las definiciones aportadas, para la realización de un proyecto se dispone de un tiempo limitado. Por ello es importante realizar un cronograma o planificación del tiempo adecuado, además de realizar un seguimiento del tiempo durante el desarrollo del proyecto, buscando cumplir el plazo previamente establecido. El cumplimiento de plazos es un aspecto al que conviene prestar atención durante el desarrollo de proyectos, ya que es habitual que se produzcan desviaciones sobre el tiempo preestablecido.

d) Satisfacer las necesidades del usuario o cliente.
Este cuarto aspecto es también importante, además de los tres anteriores, ya que todo proyecto responde a un diagnóstico previo y a unas necesidades previamente identificadas. Además, este elemento tiene una importancia creciente hoy en día debido a la introducción de la gestión con criterios de calidad en un cada vez mayor número de organizaciones.

1.1.- Elementos que pueden resaltarse como elementos básicos de todo proyecto:

Elementos que pueden resaltarse como elementos básicos de todo proyecto:

• Logro de unos objetivos o resultados.
• Actividades y/o plan de trabajo.
• Recursos o elementos necesarios.
• Tiempo.
• Coste y recursos financieros.
• Intención de modificar algo: resolución de un problema, cobertura de necesidades…